Certificazione di processo
Certificazione della procedura di dematerializzazione massiva di documenti analogici
La Certificazione di Processo
cos’è e quando è necessaria
Tramite la Certificazione di Processo viene descritta e certificata, la modalità di dematerializzazione massiva di documenti analogici tramite la quale viene attribuita alla copia informatica la capacità probatoria.
Le modalità per rendere valevole per poi adottare la propria Certificazione di Processo sono state definite da AGID tramite l’Allegato 3: “Linee Guida sulla formazione, gestione, e conservazione dei documenti informatici”, documento che si può scaricare al seguente link: Clicca qui per scaricare l’Allegato 3
Infatti la Certificazione di Processo una modalità operativa già prevista dagli articoli 22 comma 1bis e 23-ter comma 1bis del CAD (Codice di Amministrazione Digitale), è oggi normata dall’Allegato 3 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che ne descrive le prassi di adozione.
La Certificazione di Processo è una delle due modalità previste danna Normativa tramite la quale è possibile dematerializzare documenti cartacei.
Infatti è possibile effettuare tale operazione anche tramite l’utilizzo del metodo tradizionale, il così detto “raffronto dei documenti“.
Pertanto la Certificazione di processo è necessaria qualora si vogliano dematerializzare documenti cartacei tramite la loro scansione digitale.
La Certificazione di Processo
Principi generali
Il legislatore ha previsto l’adozione di tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia, come si legge all’art. 22 comma 1bis del CAD (Codice dell’amministrazione digitale):
«la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia»
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La Certificazione di Processo è una procedura tecnologica che garantisce la piena a totale corrispondenza tra tutti i documenti analogici e le rispettive copie informatiche.
Nel modello di certificazione di processo devono concorrere due elementi fondamentali:
- analisi oggettiva dell’organizzazione aziendale, delle sue procedure operative, delel caratteristiche tecniche ed etiche degli addetti prescelti a tale attività e della strumentazione tecnologica con cui si effettuerà tale attività.
- analisi soggettiva del processo di dematerializzazione e raffronto, conforme alle regole di utilizzo così come enunciate sul Capitolo 2 dell’Allegato 3 “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
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L’efficacia probatoria della
Certificazione di Processo
Tramite l’art. 2 del 2° Capitolo dell’Allegato 3 viene specificata quale sia l’efficacia probatoria di un “documento – copia”, che varia se rimessa all’intervento di un Pubblico Ufficiale o a quello di un Soggetto Privato.
Il CAD , ai commi 2 e 3 dell’art. 22 e comma 3 dell’art. 23-ter definisce due livelli di valore probatorio:
- privilegiato che fa piena prova fino a querela del falso, se la conformità all’orignale è assicurata da un Notaio o Pubblico Ufficiale.
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-
- semplice che fa piena prova fino al disconoscimento se la conformità è data da un soggetto privato.
Pertanto si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora l’attestazione di conformità venga rilasciata da Notaio o Pubblico Ufficiale
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Certificazione di processo: le fasi essenziali
ANALISI E PROGETTAZIONE
Analisi oggettiva e soggettiva del processo in virtù dei documenti analogici da dematerializzare. Per ogni tipologia di documento devono essere analizzate e stabilite le corrette procedure per la sua normalizzazione, scannerizzazione e indicizzazione
SCANSIONE E RAFFRONTO DEI DOCUMENTI
Tramite un piano di campionamento, stabilito sulla base della normativa UNI ISO 2859, normativa, il pubblico Ufficiale o Soggetto Incaricato effettua il confronto visivo tra il documento originale e la copia informatica prodotta. Al termine del processo di scansione, viene sottoscritta elettronicamente l’attestazione di conformità o il rapporto di verificazione, valevole per tutto il lotto dei documenti.
VALORE PROBATORIO
Qualora l’attestazione di conformità venga certificata da Notaio o Pubblico Ufficiale si otterrà il valore probatorio privilegiato. Qualora tale attività viene svolta da Soggetto Privato si otterrà un valore probatorio semplice.
I nostri servizi relativi alla Certificazione di processo
SUPPORTO ALLA REDAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO
L’esperienza maturata nella lunga attività di fornitura di Servizi e Software dedicati alle aziende Sanitarie Pubbliche operanti nel settore sanitario, unita alla collaborazione con archivisti qualificati e l’approfondita conoscenza delle Norme ISO, ci permettono di fornirti una consulenza ed un supporto specifico volto alla redazione della Certificazione di Processo.
FORNITURA HARDWARE
Svolgiamo da anni l’attività di dematerializzazione di documenti analogici per soggetti terzi. Lo svolgimento continuativo di tale attività ci ha permesso di selezionare i migliori fornitori di Hardware, dedicati alla dematerializzazione massiva di documenti analogici.
FORNITURA SOFTWARE GESTIONE SCANSIONI
Abbiamo realizzato un Software tramite il quale gestire tutto il processo di dematerializzazione dei documenti, tramite STEP specifici con cui svolgere, dietro il controllo vigile del Software stesso, la procedura così come riportata sulla Certificazione di Processone.
Le azioni da svolgere sono state suddivise in STEP OPERATIVI specifici al fine di XXXXXXXX
FUNZIONI SOFTWARE PER LA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO
Le funzioni relative alla Certificazione di processo per la dematerializzazione dei documenti analogici, messe a disposizione di GCheck sono precedute alla configurazione dei seguenti parametri:
- Generazione dei MetaDati da riconoscere ed associare per ciascun documento scansione
- Configurazione dei file acquisiti a fronte della scansione, relativamente alla loro indicizzazione
- Gestione della campionatura da controllare per effettuare la successiva verifica di conformitài
- Predisposizione dei verbali di conformià
A livello operativo GCheck mette a disposizione le seguenti funzioni, raggruppate in STEP funzionali indipendenti:
Creazione del Lotto
Validazione del Loto di documenti
Redazione Verbale di Validazione Iniziale
Inizio processo scansione
Verifica dei documenti sulla base dei tre fattori principali: INTEGRITA’; LEGGIBILITA’, COMPLETEZZA.
Redazione Verbale di Validazione Finale
Altri Servizi per la dematerializzazione massiva dei documenti analogici
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE
Tale servizio prevede la fornitura dell’infrastruttua Hardware dedicata alla conservazione dei documenti digitali, conforme alla normativa e debitamente equipaggiata.
CONSERVAZIONE IN CLOUD
Non forniamo il servizio di Conservazinoe Sostitiva in Cloud, ma disponiamo di specifici moduli che permettono l’invio in conservazione dei documenti digitali, direttamente dal Software di scansione al Datacenter su cui verranno conservati.
DOMANDE RICORRENTI SULLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO
AUDIT PRELIMINARE
Il Certificato di Processo viene redatto sulla base dell’Audit effettuato, durante il quale vengono
VERIFICA CAMPIONATURA
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TEMPI AUDIT
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VALIDAZIONE INIZIALE
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NORMATIVA RIFERIMENTO
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Basic SEO
API Development
Information Architecture
Style Guide
Brand Strategy
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