Certificazione di processo

Servizio di Consulenza e supporto nella Certificazione di Processo volto alla dematerializzazione massiva di documenti.

Cos’è e quando è necessaria la Certificazione di Processo

Le modalità per rendere valevole per poi adottare la propria Certificazione di Processo sono state definite da AGID tramite l’Allegato 3: “Linee Guida sulla formazione, gestione, e conservazione dei documenti informatici”, documento chesi può scaricare al seguente link: Clicca qui per scaricare l’Allegato 3

La Certificazione di Processo è una delle due modalità previste danna Normativa tramite la quale è possibile dematerializzare documenti cartacei.
Infatti è possibile effettuare tale operazione anche tramite l’utilizzo del metodo tradizionale, il così detto “raffronto dei documenti“.

Pertanto la Certificazione di processo è necessaria qualora si vogliano dematerializzare documenti cartacei tramite la loro scansione digitale.

Il legislatore ha previsto l’adozione di tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia, come si legge all’art. 22 comma 1bis del CAD (Codice dell’amministrazione digitale):

«la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia»

La Certificazione di Processo è una procedura tecnologica che garantisca la piena a totale corrispondenza tra tutti i documenti analogici e le rispettive copie informatiche;
Seguendo la procedura riportata sulla documentazione certificata come processo e la verifica della corretta esecuzione del processo di digitalizzazione, garantisce la totale corrispondenza tra originale analogico e copia digitale.

Quando è necessario ricorrere alla certificazione di processo

Nelle norme emanate da AGID non cui sono vincoli sulla procedura da utilizzare per la dematerializzazione dei documenti analogici, pertanto il legislatore lascia libera scelta sull’adozione del metodo

In virtù di questa libertà, il criterio con cui viene scelto il metodo è essenzialmente legato alla quantità dei documenti da digitalizzare .Qualora si debbano dematerializzare pochi documenti si potrà tranquillamente utilizzare il metodo del raffronto.

Invece quando il numero dei documenti è elevato, sarà più facile e veloce utilizzare la Certificazione di Processo, in quanto procedura tecnologica che snellisce e velocizza il processo.

Lo Standard ISO 9001 e ISO 27001 e il processo di dematerializzazione

Standard ISO 9001 e ISO 27001

Il processo deve garantire la piena corrispondenza tra copia digitale e originale analogico sia dal punto di vista oggettivo sia dal punto di vista soggettivo.

Ambito oggettivo.
L’ambito oggettivo riguarda gli strumenti, le procedure e le tecnologie da adottare. Il processo di dematerializzazione massiva deve essere certificato in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001.

Ambito soggettivo.
L’utilizzo di tecnologie, strumenti e processi certificati non può prescindere da una verifica soggettiva: l’intero processo si dovrà cioè concludere con il raffronto dei documenti e con la generazione di un’attestazione di conformità (di cui si parlerà tra poco).

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Il processo di dematerializzazione

Il ciclo completo di dematerializzazione di divide in quattro fasi:

Analisi e progettazione.
Sia il processo sia l’archivio devono essere gestiti e/o realizzati in base alle esigenze specifiche di chi procede alla digitalizzazione documentale.
Normalizzazione.
Il soggetto che si occupa della digitalizzazione dei documenti deve prendere in carico la documentazione e procedere con la riorganizzazione dei fascicoli.
Scannerizzare.
Le immagini devono essere digitalizzate sempre verificando la qualità del processo di digitalizzazione e dei documenti digitali così ottenuti.
Indicizzazione.
I dati vengono acquisiti e le eventuali incongruenze sono adeguatamente segnalate.

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Attestazione di conformità

Si giunge così, infine, all’attestazione di conformità, la quale attesta che la copia digitale di un documento analogico sia effettivamente conforme all’originale. L’attestazione di conformità può essere rilasciata:

Da un pubblico ufficiale, nel caso si tratti di documenti pubblici;
Da un notaio, quando la digitalizzazione dei documenti avviene in ambito privato.
Nel caso in cui invece l’attestazione di conformità venga rilasciata da un soggetto privato e non da un pubblico ufficiale o da un notai, le copie digitali prodotte avranno invece un differente livello di efficacia probatoria, sempre secondo quanto delineato nelle Linee Guida di prossima pubblicazione.

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Quando e dove si applica e cosa offre?

Processo di dematerializzazione

In merito al processo di dematerializzazione, sempre l’attestazione di conformità dovrà necessariamente riportare almeno queste informazioni (come specificato sempre nelle Linee Guida di prossima pubblicazione dall’AgID):

Anagrafica del committente;
Codice identificativo univoco del lotto sottoposto a scansione;
Tipologia e volumi del lotto di documenti sottoposto a scansione;
Requisiti tecnici e/o vincoli di progetto;
Finalità della scansione;
Riferimento al contratto tra fornitore e committente (in caso di outsourcing);
Luogo, data e orario di inizio e di fine della scansione a cui si è assistito;
Nomi dei referenti presenti al processo di scansione;
Riferimento alla documentazione di analisi/progetto o di sistema;
Nome e versione del software di elaborazione digitale delle immagini che è stato utilizzato;
Segnalazione di eventuali criticità, anomalie riscontrate;
Parte descrittiva delle fasi e dei controlli.

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Lo scanner

Per l’acquisizione massiva dei documenti analogici bisogna necessariamente ricorrere a scanner professionali per documenti. I quali, a loro volta, devono presentare almeno queste caratteristiche:

Auto orientamento;
Bilanciamento della luce e del colore;
Correzione della deformazione;
Correzione della curvatura;
Rotazione e ribaltamento;
Controllo qualità (proprietà delle immagini, come luminosità, contrasto, varianza, colore dominante, dimensioni, colori, inclinazione …).

Senza dimenticare un elemento fondamentale: la certificazione di processo deve garantire la riconducibilità della copia digitale all’originale analogico.

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Il Software

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Tramite questa interazione l’attuale flusso di lavoro non verrà stravolto ma integrato e completamente automatizzato grazie alle funzioni verticali offerte da GoProthesys.